Solução de Contas à Pagar

Gestão de contas de Consumo

Viabilizar o débito automático das contas de consumo, desonerando as sucursais e outros departamentos da Companhia de lançarem mensalmente no sistema financeiro da CIA todas as contas de consumo, para que possam concentrar esforços no negócio.

As contas de consumo de concessionárias de serviço da CIA passarão a ser agendadas para débito em conta nos vencimentos programados, a partir de um cadastro dessas contas no banco.

O GCC fica responsável por fazer a gestão desses débitos em conta de forma a prover as informações necessárias a todos os diretamente envolvidos no processo, tais como débitos não realizados, efetivados com valores acima ou abaixo da média histórica, etc.

As principais funcionalidades e processos desse sistema de gestão de débito automático das contas de consumo são:

• Manutenção de Contratos
• Gestão das Contas
• Conciliação de Contas Físicas com Eletrônicas
• Processos Automáticos

Solicitação de Pagamentos

Sistema de Contas a Pagar de despesas administrativas, com abrangência em todo o Grupo Tokio Marine no Brasil, que tenha como função principal otimizar o fluxo de aprovação de despesas reduzindo o volume de papel em trânsito e ganhos de controle, agilidade e automação no processo de pagamento reduzindo significamente erros em processos manuais no pagamento.

• Agregar valor ao processo de gestão de pagamentos com vistas a iniciar o processo de concentração num único ambiente de todos os pagamentos do Grupo Tokio Marine, tanto os operacionais, ligados ao negócio, como comissões, sinistros, devolução e restituição de prêmios, repasses de cosseguro e resseguro, como os administrativos.
• Além disso, deve garantir que todos os títulos a pagar sejam contabilizados no SUN e canalizados para o XRT para pagamento nos prazos contratados. Deve alimentar os sistemas legados da Companhia com informações necessárias ao funcionamento deles por meio de interfaces eletrônicas batch e ON LINE.
• As regras e controles do sistema, assim como o fluxo de aprovação, deverão estar em conformidade com a Norma de Pagamentos e com o Manual de Alçadas vigentes na oportunidade.
• Privilegiar, sempre que possível, a utilização das principais tabelas (corporativas ou não) de uso contínuo na Companhia e que seja feito um esforço importante de migração delas para uma carga inicial.
• A Superintendência de Contabilidade coloca como necessidade a guarda dos documentos e imagens digitalizados por um período de 10 (dez) anos para possíveis solicitações do fisco e/ou auditoria. Esse requisito deverá ser levado ao conhecimento da Infraestrutura na fase de Engenharia para que seja equacionado.

Gestão de contas de Consumo

Manutenção de Contratos

Manutenção de Contratos, os quais vinculam uma conta de consumo de uma concessionária a uma sucursal ou departamento da matriz. Nesta tela serão informados os dados referentes à sucursal e departamento de origem, descrição da conta, banco/agência/conta corrente de débito, dia do vencimento, valor médio da conta, tipo de conta (água, telefone, etc.), código do fornecedor (concessionária), código identificador único fornecido pela concessionária, além do evento contábil a ser associado, o responsável pela conta na Matriz e o percentual de tolerância referente ao valor médio. Esses três últimos campos, quando informados no nível de contrato, irão se sobrepor aos que estiverem cadastrados para o tipo de conta de consumo ao qual o contrato pertence. As despesas inerentes a cada contrato poderão ser rateadas percentualmente em mais de um centro de custo, caso seja necessário.

• Gestão das Contas

Possibilitar a análise do movimento recém-processado onde estarão demonstrados os débitos agendados no banco e que devem ser enviados ao sistema de pagamentos para provisionamento do Caixa, bem como os débitos bloqueados, efetivados ou não realizados e que podem ensejar uma ação da Área Administrativa junto ao banco e/ou à Concessionária.

• Conciliação de Contas Físicas com Eletrônicas

A Área de Administração deve vincular as contas físicas (recebidas diretamente das concessionárias e das sucursais) aos débitos eletrônicos correspondentes, mesmo que eles ainda não tenham ocorrido.

Para tanto deve-se usar o processo de Conciliação de Contas Físicas a partir do qual as contas já recepcionadas deverão ser marcadas como conciliadas com a conta eletrônica. Esse procedimento será aproveitado para o processo de fechamento de lotes de contas, a ser encaminhados para guarda temporária no Departamento de Contas a Pagar e futura remessa à empresa Iron Mountain.

Cada Conta Física do mês estará associada a uma situação especifica dependendo da ação tomada em relação a ela:

1.Nasce como Não recepcionada na Geração do Movimento de Expectativa do Débito;

2.Quando recepcionada pela Administração e informada ao GCC (mesmo que o eletrônico ainda não tenha sido recebido) se torna Recepcionada;

3.Quando associada a um lote para arquivo no Contas a Pagar torna-se Conciliada;

4.Quando recepcionada no Departamento de Contas a Pagar torna-se Recepcionada no Contas a Pagar;

5.Quando relacionada para fazer parte de um lote para a Iron Mountain torna-se Enviada para Arquivo Morto

• Geração de Cartas

Há seismodelos de carta (vide anexos) possíveis para se comandar uma ação junto ao banco:

1.Cadastramento de Contrato (evento único)

2.Cancelamento de Contrato (evento único)

3.Suspensão Temporária (evento que pode se repetir) – solicita suspensão do processo de débito por tempo determinado

4.Reativação do Débito (evento que pode se repetir) – solicita a reversão da suspensão do débito

5.Bloqueio de Débito (evento que pode se repetir) – solicita o bloqueio do débito já agendado para os próximos dias

6.Desbloqueio de Débito (evento que pode se repetir) – solicita o desbloqueio do débito anteriormente bloqueado

• Processos Automáticos
• Provisionamento
• Varredura
• Integra Pagamento
• Envia Contábil
• Notificações

Solicitação de Pagamentos

Solicitação de Pagamento é um nome genérico dado a alguns tipos de pedido de reembolso ou de pagamento a fornecedores e prestadores de serviço que guardam entre si uma semelhança bastante grande, principalmente no tocante ao workflow eletrônico de aprovações e ao conteúdo das informações necessárias.

Os tipos de solicitação existentes são seis:

• Reembolso de Colaborador
• Viagem Nacional
• Adiantamento
• Prestação de Contas
• Fundo Fixo
• Abertura
• Prestação de Contas
• Pagamento a Fornecedores e Prestadores – Despesas Pessoa Física e Jurídica
• Pagamento a Fornecedores – Prestação de Serviços
• Pagamento de Tributos

O sistema pode ser dividido em 6 blocos de operações, são eles:

üSolicitação de Pagamento

üPrestação de Contas (Viagem e Fundo Fixo)

üConfiguração Alçadas de Aprovação

üWorkflow de Aprovação

üRecepção e Liberação de Pagamentos

üTratamento de Rejeições

1.Sistema Web para que todos os colaboradores possa utilizá-lo.

2.Workflow eletrônico de aprovação propiciando maior controle e gestão das despesas pelos gestores

3.Aprovações feitas eletronicamente e em lote, sem a necessidade de aprovação despesa a despesa.Cada gestor aprovador somente terá acesso às solicitações do departamento de origem que forem encaminhadas à ele pelo próprio sistema, sempre de acordo com as regras estabelecidas pelo Manual de Alçadas, o qual vai nortear o direcionamento das solicitações para os devidos aprovadores.

4.Fomentar a utilização de Gestão Eletrônica de Documentos de forma a racionalizar o tempo e os recursos no ciclo de pagamento de uma despesa, diminuindo, assim, o trânsito de papéis.

5.Todos os tipos de pagamento administrativos tenham o mesmo fluxo de aprovação eletrônica e com total rastreabilidade dentro do Contas a Pagar de acordo com o Manual de Alçadas.

6. Permita mobilidade e flexibilidade na aprovação eletrônica das despesas pelos gestores

7.Agilidade no fluxo e reembolso de despesas com alçada respeitando hierarquia da gestão